Les entreprises sont souvent amenées à collecter les données personnelles de leurs clients. Elles sont dans l’obligation de conserver toutes les informations dans une base de données dédiée. Ces dernières tiennent une importance capitale, notamment à des fins commerciales, pour l’optimisation des offres proposées par la marque. Avec la digitalisation devenue pratique courante, les sociétés doivent avoir un accès facile aux données pour le bon fonctionnement, la personnalisation des services et l’accroissement de leurs performances sur le marché. Cela est valable, quelle que soit l’activité exercée. La préservation de ces informations constitue un enjeu majeur. Quels sont les défis auxquels sont confrontées les entreprises en matière de protection des données ?
La sauvegarde des données de votre entreprise
De nos jours, une bonne sauvegarde des données est l’un des facteurs de réussite d’une entreprise. Celle-ci doit avoir la capacité de gérer un grand flux de données complexes. Il s’agit en effet d’un véritable atout concurrentiel, si bien sûr l’entreprise sait comment les utiliser. Ces informations permettent d’améliorer l’expérience client des internautes. Elles vous donnent également la possibilité d’affiner vos services et de les personnaliser, en fonction de votre type de clientèle cible.
Cette opportunité s’accompagne également d’un défi important, celui de pouvoir contrôler, identifier et sécuriser ces datas. Pour optimiser la protection de vos données, il existe plusieurs solutions, comme chez Mon-Infra, afin de garantir la sécurité des informations sensibles.
L’importance de bien sauvegarder ses données
De nombreuses structures ont déjà été la cible de cyberattaques. En prévision de ce type d’incident, une bonne sauvegarde des données est très importante. Pour cela, la sauvegarde externalisée est la plus utilisée. Certaines entreprises optent encore pour des sauvegardes sur des supports physiques, qui peuvent être une clé USB ou un disque dur externe. Les risques qu’encourt l’activité avec ces supports sont néanmoins très élevés. Vous pouvez en effet perdre ces supports ou les endommager.
Comme les données personnelles des clients sont une vraie mine d’or, une éventuelle perte aura une conséquence majeure pour l’entreprise, autant juridiquement que financièrement. De ce fait, il est très important de mettre à l’abri toutes ces informations en augmentant le niveau de sécurisation des postes, des serveurs et surtout des sauvegardes.
Pour garantir une excellente sécurisation, un règlement général a été mis en place pour la protection des données personnelles. Il impose à toute structure de se conformer à une certaine norme de sauvegarde.
Les différentes solutions de sauvegarde externalisées
La sauvegarde externalisée peut se présenter sous plusieurs formes. Elle peut se faire en local ou sur le Cloud, mais combiner les 2 est conseillé, afin de garantir une meilleure sécurisation de données et, in fine, l’ensemble de vos activités. Vous n’avez plus à vous soucier d’un risque de perte ou de vol. Une sauvegarde dans le cloud permet une restauration rapide des données, ce qui garantit la continuité de votre activité, même en cas d’incident.
Le RGPD : une protection optimale des données
L’augmentation inquiétante de cyberattaques constitue un enjeu de taille pour les entreprises. De nouvelles réglementations ont alors été mises en place pour encadrer la protection des informations personnelles, entre autres le RGPD.
Le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données
Pour limiter les dégâts lors de cyberattaques et les différents risques de perte des données, l’Union européenne a légiféré le 25 mai 2018 sur la mise en conformité des sociétés au Règlement Général sur la Protection des Données.
Ce règlement a 3 objectifs principaux,
- le renforcement des droits des personnes,
- le renforcement du pouvoir du régulateur,
- la responsabilisation des acteurs qui traitent les données.
Pour mettre en place ces dispositions, il est nécessaire de connaître certains points :
Tout d’abord, les internautes disposent du droit à l’effacement de leurs données. En cas d’oubli, ils ont la possibilité de demander à l’entreprise de le faire à leur place, surtout pour les données à caractère personnel. Pour procéder, les entreprises doivent constituer un registre des activités de traitement qui détaille les informations personnelles traitées. Les utilisateurs ont aussi le pouvoir de demander la récupération des données les concernant. Ils ont aussi le droit de faire un transfert des informations vers un autre organisme.
Avant de procéder à l’enregistrement de données personnelles, l’entreprise doit par ailleurs faire une demande de consentement explicite de l’utilisateur. Il s’agit d’un consentement éclairé, c’est-à-dire que l’utilisateur est conscient de la finalité de l’utilisation de ses données et a le droit de connaître l’identité de l’acteur qui va les traiter. Il a la liberté de retirer ses informations ou de donner son consentement.
Qui est concerné par ce règlement de traitement des données personnelles ?
Le RGPD est applicable à toutes les sociétés européennes. Les structures étrangères sont également concernées lorsqu’elles utilisent les données de ressortissants européens.
Le non-respect du règlement peut conduire à une sanction de votre société par la CNIL, dont une amende à partir de 150 000 €. La sanction financière peut atteindre les 20 millions d’euros, en fonction du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise non conforme au RGPD.
Il est alors capital pour une entreprise d’obtenir l’accord de l’utilisateur, par exemple pour les publicités.
La GDE ou la Gestion Électronique des Documents pour protéger les données
Certains experts en solution informatique proposent également des solutions innovantes comme la gestion électronique de vos documents, pour les protéger au mieux. Avec l’évolution de la technologie, de nombreux logiciels sont dorénavant accessibles pour gérer les données. Ces dispositifs sont très intuitifs et simples d’utilisation.
Avec cette solution performante de gestion de documents, vos collaborateurs n’auront plus de difficulté à y accéder facilement et rapidement. La GDE a pour objectif de dématérialiser l’ensemble de vos documents, de faire un archivage à vocation probatoire et de procéder à une signature électronique.
Avec ce logiciel, vous avez la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie de vos collaborateurs, ou les factures de vos fournisseurs et clients.
Digitalisez vos documents en entreprise
La digitalisation constitue un enjeu majeur, autant pour les PME que pour les TPE. La digitalisation des processus vous apporte en effet de nombreux avantages, au niveau de la gestion des factures, des bulletins de salaire, des contrats, des dossiers RH, etc.
Cela vous aide à gérer de manière automatique l’ensemble de vos documents, en vous passant des formats papier. Il devient également plus facile pour vos collaborateurs d’assurer la circulation et la fluidité des informations entre plusieurs services.
En optant pour cette solution de gestion, il est possible pour votre entreprise de réduire considérablement les délais de traitement des données et d’augmenter ainsi la productivité de vos équipes.
Sans oublier que la dématérialisation est un moyen efficace de réduire considérablement les frais généraux de votre entreprise. Ne serait-ce qu’avec les coûts de l’encre, du papier, des enveloppes, des frais postaux, ou encore des frais d’impression.
Les fonctionnalités d’une gestion électronique de documents
La GED offre plusieurs fonctionnalités pour faciliter le traitement et la protection de vos documents. Elle dispose d’un archivage à vocation probatoire qui stocke vos documents dans le respect des normes en vigueur. L’authenticité de vos documents est sous garantie, en cas de contrôle de l’administration de litige. Sans oublier le chiffrement unique des données à l’aide d’une clé de cryptage.
L’un des grands avantages de la GED est le partage sécurisé de vos documents, avec la gestion des droits d’accès et l’assignation des tâches.
La GED dispose également d’une fonctionnalité d’automatisation des étapes de validation. L’outil vous permet de créer des circuits d’approbation automatisés, ce qui accélère en effet les processus de validation.
