En gestion de projet, toute la difficulté est d’éviter certains écueils pouvant mener le projet à l’échec. En effet, si les problèmes liés à des imprévus peuvent survenir, il est possible d’anticiper certaines erreurs parmi les plus courantes. Découvrez lesquelles.
10 erreurs courantes en gestion de projet
1. Mal définir les rôles et les responsabilités
Le moment venu de lancer le projet, chaque collaborateur doit se voir définir précisémment son rôle ainsi que ses responsabilités. Le cas échant, l’équipe peut faire fausse route en ne répondant pas réellement aux attentes incombant au rôle de chacun.
Il revient au chef de projet de s’assurer de la bonne compréhension des attentes par l’équipe. Chaque partie prenante doit être en mesure d’identifier clairement les objectifs.
2. Ne pas suffisamment entretenir l’esprit d’équipe
Déterminant pour la réussite d’un projet, l’esprit d’équipe permet une meilleure productivité. Cela découle, entre autres, d’une meilleure communication qu’il convient de favoriser.
Afin de créer plus de liens, et donc d’optimiser la communication, il est possible d’organiser des rencontres informelles au préalable (sorties, restaurants, etc.). Les ateliers sont également un bon moyen d’apprendre à communiquer et de mieux se connaître.
3. Faire l’impasse sur la gestion des risques
Le risque zéro n’existant pas dans le cadre d’un projet, il est primordial de mettre en place une gestion des risques. Celle-ci doit survenir tout au long de projet, puisque les risques évoluent avec le projet et ne sont pas les mêmes à chaque phase de ce dernier.
La gestion du risque facilite la communication, l’anticipation et la prise de décision.
4. Éviter les 3P : Perfectionnisme, procrastination et paralysie
Les 3P font partie des pièges connus à éviter durant un projet. Si le perfectionnisme est généralement bien vu, retenons que “le mieux est l’ennemi du bien”. Ainsi, la loi de Pareto précise que “80% des résultats sont obtenus par seulement 20% du travail. Inutile donc de perdre du temps sur des détails ; concentrez vos efforts sur les 20% les plus importants.
La procrastination, pour sa part, est (sans surprise) contre-productive puisqu’il s’agit de penser la tâche plutôt que de l’effectuer. Afin d’y remédier, si vous êtes perfectionniste ou que vous avez tendance à proscrastiner, gardez en tête les conséquences. Cette contre-productivité a, en effet, des conséquences sur le temps (risque de retard) et sur l’argent (budget).
5. Ne pas avoir planifié ni priorisé les tâches à effectuer en amont
Se lancer trop vite dans la phase de production du projet est une erreur fréquente.
Dans la précipitation, beaucoup oublient de planifier correctement les différentes phases du projet. Or, il est essentiel de prendre le temps de planifier et de prioriser les tâches afin de ne pas se retrouver dans une impasse.
Il s’agit de ne pas passer du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée et de savoir quelles sont les tâches à effectuer et dans quel ordre de priorité. Pour ce faire, il est indispensable de mettre en place un calendrier en fonction des contraintes d’échéance.
6. Manquer de communication ou mal communiquer entre parties prenantes
Les projets subissent souvent des problèmes de communication. Personnalités difficilement compatibles, outils de communication défaillants… les raisons sont multiples.
Les conséquences sont également nombreuses : de l’incompréhension au stress, en passant par la déception. Tout cela génère beaucoup de frustration au sein d’une équipe et peut démotiver ses membres.
Afin d’éviter tout problème de communication, il est important de soigner sa communication (en tant que chef de projet) et de vérifier la bonne participation aux échanges de toute l’équipe. Cette responsabilité incombe au groupe et à l’individu : chacun doit veiller à faire circuler l’information dans des échanges courtois. La parole de chacun doit être écoutée, entendue et respectée.
7. Avoir recourt à des outils nuisibles pour la productivité
Les outils, logiciels et méthodes de gestion de projet sont nombreux, les besoins variant d’un projet à l’autre. Il est donc important que l’équipe échange afin de déterminer les outils les plus adaptés à son projet.
Certains outils réduisent l’efficacité des projets, d’autres, au contraire, boostent la productivité. Il revient à l’équipe de bien les choisir pour éviter toute perte d’argent et de temps.
8. Mal suivre le déroulement du projet
Un projet qui ne se déroule pas selon le plan établi n’est pas forcément signe d’erreur. Cela peut survenir lorsque l’équipe s’est adaptée aux imprévus ou observations avec réactivité.
En revanche, si l’équipe ne suit pas le plan imaginé, celle-ci doit le faire en connaissance de cause et en être donc consciente. Il convient donc de vérifier régulièrement que le déroulement attendu se réalise et d’être en mesure de justifier d’éventuels écarts.
9. Ne pas anticiper le retard
Du fait des imprévus pouvant survenir lors de la réalisation d’un projet, un retard est inéluctable. Il est donc important d’anticiper les éventuels retards. Il vaut ainsi mieux prévoir du temps supplémentaire pour assumer un probable retard et terminer en avance dans le meilleur des cas, que de livrer un projet en retard.
10. Perdre de vue les objectifs initiaux
Une fois le projet lancé, beaucoup se concentrent sur ce qu’ils ont à faire en perdant de vue “the big picture”, autrement dit la vision d’ensemble. Gardez toujours à l’esprit pourquoi vous effectuez cette tâche et quel est l’objectif final. Ainsi, les tâches auront plus de sens et la productivité s’en verra améliorée.
Comment limiter les erreurs ?
S’il semble difficile de ne commettre aucune erreur durant la réalisation d’un projet, il est cependant possible d’en éviter certaines.
Un outil de suivi d’activité (ou de gestion de projet) permet de planifier, d’organiser et de gérer le travail de l’équipe de A à Z. Ce type d’outil est collaboratif, ainsi, il est possible de coordonner les tâches d’équipe pour que chaque membre connaisse ses responsabilités.
Un outil de suivi des tâches permet églament de partager des commentaires, des fichers ou des mises à jour de statut. Il s’agit donc d’un outil permettant une vue d’ensemble du travail pour que chaque membre de l’équipe s’attèle à la bonne tâche au bon moment.
Un tel outil réduit donc grandement les erreurs liées à la gestion de projet.
