De plus en plus, les entreprises optent pour la digitalisation des processus et l’élaboration des factures en fait partie. Si pendant des années la France a pris du retard par rapport à d’autres pays européens, le constat est tout autre désormais. Imposée d’abord aux fournisseurs de l’administration entre 2017 et 2020, la facture électronique est devenue obligatoire en réception pour toutes les entreprises le 1er septembre 2026, et le sera en émission pour les PME et les micro-entreprises le 1er septembre 2027. La dématérialisation connaît aujourd’hui un succès évident, à la faveur d’un cadre légal bien établi et de nombreux atouts. Du point de vue de la sécurité, qu’en est-il ? Quelles sont les exigences factuelles et juridiques d’un tel changement ?
La dématérialisation des factures, un changement aux allures de normes
Si de nombreuses entreprises intègrent aujourd’hui le digital à leur processus, la dématérialisation des factures en est certainement l’exemple le plus saisissant. Au regard de la sensibilité du département comptable au sein d’une entreprise, un tel changement atteste en effet d’une volonté des entreprises d’assouplir le processus d’édition des factures, mais aussi de le sécuriser davantage.
La dématérialisation des factures est un concept plus global, à distinguer de la numérisation qui en est une composante. En l’occurrence, la dématérialisation s’entend comme l’élaboration d’un système d’information qui permet une gestion globale de la facturation au sein des entreprises. C’est-à-dire que la dématérialisation permet de générer, d’envoyer, de recevoir et de stocker nativement au format numérique les factures d’une entreprise.
Comme nous le disions, la numérisation est une étape du processus de dématérialisation. Elle consiste, à l’aide d’un dispositif de lecture automatique, de scan ou de reconnaissance de caractère, à capturer le contenu de la facture. C’est ce document numérique qui fera l’objet d’un traitement pour être dématérialisé. Au format électronique, ces documents comptables qui seront dématérialisés peuvent être des fichiers structurés (CSV, XML, etc.) ou non structurés (PDF).
En pratique, la dématérialisation des factures nécessite l’utilisation d’un logiciel. Ainsi, si vous souhaitez amorcer la dématérialisation de vos factures, rendez-vous sur Deltic.fr par exemple, et découvrez les solutions logicielles qui existent pour votre comptabilité. Intuitif et pratique, un logiciel de dématérialisation de factures vous permet de réduire les coûts inhérents au traitement des factures. Bien sûr, d’autres avantages sont associés à la facture électronique.
La dématérialisation des factures, une solution aux multiples atouts
Le plébiscite dont la facture électronique fait l’objet s’explique par ses nombreux avantages.
Gain de temps, d’espace et de productivité
Le gain de temps coule de source et est l’un des principaux avantages de la dématérialisation comptable. Avec les factures en version papier, il faut parfois se coltiner de longues heures de recherche pour sortir un document comptable. A contrario, avec la dématérialisation, il suffit d’une recherche intelligente sur un terminal et vous avez accès à votre facture. Le gain de temps est ici considérable, surtout en prélude à des audits comptables.
Par ailleurs, le stockage physique des factures et pièces comptables peut nécessiter un grand espace selon les années d’exercice et la taille de l’entreprise. Autant destiner ces espaces à d’autres fins en dématérialisant. Autre avantage de choix de la dématérialisation, le gain de productivité. En digitalisant vos processus de facturation, vos collaborateurs seront plus productifs.
La saisie manuelle des factures fournisseurs reste une tâche lourde pour les services comptables. Une facture électronique structurée (Factur-X, UBL ou CII) arrive avec ses données déjà lisibles par le logiciel : le montant, la TVA, le SIREN du fournisseur et la date d’échéance n’ont plus à être ressaisis, ce qui supprime aussi les erreurs de frappe.
Maîtrise des coûts
En plus de demander du temps, la facture papier a un coût direct : impression, affranchissement, numérisation à réception, classement et archivage physique. La facture électronique supprime l’essentiel de ces postes, et son archivage numérique évite de consacrer des mètres linéaires d’armoires à des documents qu’il faut garder dix ans.
Le risque de perte diminue lui aussi : un document papier égaré doit être redemandé ou reconstitué, alors qu’une facture électronique archivée reste consultable et peut être produite immédiatement en cas de contrôle.
Le gain dépend surtout du volume : une entreprise qui traite quelques dizaines de factures par mois économise du temps de classement, une entreprise qui en traite des milliers transforme le travail de son service comptable.
Réduction des retards de paiement
Les retards de paiement pèsent lourdement sur la trésorerie des PME. Entre professionnels, le délai de paiement ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit (article L441-10 du Code de commerce). Tout retard ouvre droit à des pénalités et à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
En dématérialisant, vous rendez plus fluide le processus d’émission de factures et de facturation client. Avec la réforme, la facture transite par une plateforme agréée qui horodate son dépôt et suit son statut (déposée, reçue, approuvée, refusée, encaissée) : le client ne peut plus prétendre ne pas l’avoir reçue, et vous savez à quel stade elle se trouve.
Sécurité du processus
La facturation est un axe sensible du fonctionnement d’une entreprise. Autant y associer toute la rigueur possible et éviter les déconvenues. Avec un procédé traditionnel de facturation, difficile d’exclure les risques d’erreurs et de dégradation des documents.
A contrario, la dématérialisation permet d’automatiser le processus et de stocker les données via une solution électronique de stockage comme le cloud. Mieux, elle facilite la traçabilité du processus de facturation et améliore le circuit de validation des factures. Ceci est sans compter qu’elle permet également l’accessibilité des données.
Optimisation des relations clients et fournisseurs
Étant donné que la digitalisation permet une réduction importante des délais de traitement, la relation entre l’entreprise et/ou ses fournisseurs/clients se trouve optimisée. En pratique, la digitalisation favorise la suppression de certaines étapes du traitement, autant qu’elle optimise la circulation des données entre les services concernés. Les motifs de litiges entre l’entreprise et ses clients et fournisseurs sont alors réduits, voire éliminés.
Protection de l’environnement
En dématérialisant vos factures, vous réduisez l’empreinte carbone de votre entreprise. Plus de papier à livrer plus d’impression à réaliser, moins d’encre, moins de courrier à distribuer. La dématérialisation renforce votre politique RSE.
À la suite de ses avantages, intéressons-nous au cadre légal de la dématérialisation, étant donné qu’il ne suffit pas de numériser une facture pour prétendre faire de la dématérialisation.
Le cadre légal de la dématérialisation des factures
Si la dématérialisation gagne en popularité, certains contresens tendent à entretenir le flou quant au cadre légal de cette pratique. Concrètement, que dit la loi sur la dématérialisation des factures ?
Une obligation généralisée entre 2026 et 2027
L’article 222 de la loi Macron d’août 2015 a d’abord posé une règle d’acceptation : à partir du 1er janvier 2020, une entreprise ne pouvait plus refuser une facture électronique adressée par un fournisseur. La facturation électronique est ensuite devenue une véritable obligation, en deux temps.
Le premier temps concerne le marché B2G (Business to Government) : les fournisseurs de l’État, des collectivités et des établissements publics doivent déposer leurs factures sur la plateforme publique Chorus Pro. Cette obligation, entrée en vigueur en 2017 pour les grandes entreprises, s’applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, depuis le 1er janvier 2020.
À travers cette démarche, l’État français s’inscrit dans un processus de normalisation de la facture électronique, comme la Norvège, le Danemark, la Suède et la Suisse. De même, ce changement a aussi des motivations internationales. Elle a en effet aussi pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA et de se conformer aux réformes internationales allant dans le sens du contrôle périodique et continu des transactions.
Le second temps concerne les échanges entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Après plusieurs reports, le calendrier est le suivant : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et les ETI doivent les émettre ; les PME et les micro-entreprises devront les émettre à partir du 1er septembre 2027. Les factures transitent par des plateformes agréées par l’administration fiscale, et les données des opérations avec des particuliers ou avec l’étranger sont transmises à l’administration (e-reporting) selon le même calendrier.
Les mentions obligatoires sur une facture dématérialisée
Comme la facture en version papier, la facture électronique doit répondre à certaines conditions pour être juridiquement valable. Une facture électroniquement éditée ne sera ainsi juridiquement recevable que si elle recense les mentions obligatoires suivantes :
- le numéro de la facture,
- la date d’émission de la facture,
- la date de l’opération facturée,
- le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client s’il est un professionnel,
- le taux de TVA légalement admis et le montant y équivalent,
- les identités du vendeur et de l’acheteur,
- le numéro du bon de commande s’il y en a,
- le prix catalogue et éventuellement la majoration si elle a lieu,
- la réduction de prix s’il y en a,
- les sommes HT et TTC,
- la date de règlement de la facture, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement,
- depuis la réforme : le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation, la catégorie de l’opération (biens, services ou les deux) et, le cas échéant, l’option pour le paiement de la TVA sur les débits (exigées au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises).
Chaque mention omise ou inexacte expose à une amende fiscale de 15 €, dans la limite du quart du montant de la facture (article 1737 du code général des impôts), et le défaut d’émission sous forme électronique est lui aussi sanctionné par une amende par facture.
Les modalités qui garantissent juridiquement la sécurité d’une facture dématérialisée
En dehors des mentions obligatoires, une facture n’est juridiquement valable que si certains éléments sont cumulativement garantis. Il s’agit de l’authenticité de l’émetteur, de la bonne lisibilité et de l’intégrité du contenu de la facture électronique. Pour garantir ces principes, la loi sur la dématérialisation des factures n’admet que trois solutions.
La signature électronique
La signature électronique s’impose ici parce qu’elle permet de s’assurer l’identité du signataire de la facture, l’intégrité de la facture et sa source. La solution de la signature électronique se caractérise par une dualité juridique et technique des règles applicables à la facture dématérialisée. De même, elle repose sur l’utilisation d’un certificat numérique.
Le certificat est un fichier électronique qui associe une clé cryptographique à l’identité de l’émetteur ; la signature calculée à partir de ce certificat permet de détecter toute modification de la facture après sa signature. Pour être juridiquement valable, le certificat doit avoir été délivré par un prestataire de services de confiance reconnu au sens du règlement européen eIDAS. La signature électronique qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite ; elle est à distinguer de la simple image d’une signature scannée.
L’échange de données informatisées (EDI)
L’EDI est aussi une solution de structuration des factures garantissant les critères d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité. De quoi s’agit-il exactement ? En pratique, il s’agit d’un protocole qui permet à deux entreprises d’échanger des données de façon sécurisée, au travers d’un système d’exploitation. L’EDI est fortement recommandé pour les entreprises qui éditent un grand volume de factures. En plus de bénéficier d’une célérité dans la recherche d’information, elles éditent plus rapidement les factures.
Les entreprises opérant en B2B et qui ont déjà adopté les factures électroniques sont unanimes quant à l’efficacité de l’EDI. Pour adopter le protocole d’échange de données informatisées, vous aurez le choix entre différents formats. Les plus utilisés sont pour l’heure VDA ANSI ASC X12 et EDIFACT.
La piste d’audit fiable
La piste d’audit fiable est un processus interne à chaque entreprise. Elle s’entend comme un ensemble de règles et de mesures internes utilisées par l’entreprise pour prouver qu’elle a mis en place des protocoles de contrôles documentés de ces processus. À la faveur de cette chaîne de contrôle, il est alors possible d’établir un lien clair entre les factures émises et les produits livrés et/ou les prestations facturées.
Ainsi, dans l’éventualité d’un contrôle, l’entreprise pourra justifier ses agissements en reconstituant simplement le protocole de facturation. Parce que moins coûteuses et impliquant peu de moyens logistiques, la piste d’audit fiable se prête davantage aux petites entreprises.
L’archivage et le stockage, autres pans de la sécurité des factures électroniques
La sécurité des factures dématérialisées dépend aussi de leur procédé d’archivage et de stockage. Pour ce qui est de l’archivage des factures dématérialisées, le droit comptable prévoit une durée de conservation de 10 ans. Quant au droit fiscal, il stipule que les factures électroniques doivent être conservées 6 ans au moins.
En ce qui concerne le stockage des factures électroniques, si vous faites le choix d’un système de stockage électronique, vous devez vous assurer que les factures soient conservées dans un data center hautement sécurisé, disponible et basé dans un pays de l’UE. À défaut, il faut que le pays où se trouve ce data center soit coopératif avec l’administration française en cas de contrôle.
Le non-respect de ces obligations inhérentes à la facture électronique vous expose à des sanctions pénales (amende, exclusion des marchés publics) et fiscales (amende, remise en cause de la déduction de TVA, etc.).
Ce que la réforme de 2026 change pour la sécurité des factures
La généralisation de la facture électronique entre entreprises ajoute des garanties qui n’existaient pas avec le simple envoi d’un PDF par courriel.
| Dispositif | Ce qu’il apporte |
|---|---|
| Plateformes agréées par l’administration fiscale | Seuls des opérateurs immatriculés, soumis à un cahier des charges, transmettent les factures entre entreprises |
| Annuaire central | Il indique la plateforme de réception de chaque entreprise : la facture part au bon destinataire, identifié par son SIREN |
| Statuts de cycle de vie | Dépôt, réception, refus, litige, paiement : chaque étape est tracée et datée |
| Formats structurés (Factur-X, UBL, CII) | Les données sont lisibles par machine et contrôlées à l’émission |
Ces garanties ne dispensent pas de rester vigilant face à la fraude la plus répandue, la demande de changement de coordonnées bancaires d’un fournisseur. Une modification d’IBAN se vérifie toujours par un appel au contact habituel, sur un numéro déjà connu, et jamais à partir des coordonnées figurant dans le message qui la demande.