La dématérialisation des bulletins de paie constitue aujourd’hui l’un des meilleurs outils de gestion RH qui propose des avantages en perspective autant pour l’employeur que pour les salariés. Elle est indéniablement une valeur ajoutée pour toutes les parties.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique pour bulletins de paie ?
Un coffre-fort électronique pour bulletins de paie, également appelé coffre-fort numérique est un service en ligne permettant de stocker, de sécuriser et de consulter des fichiers numériques sensibles, notamment les fiches de paie. Il permet ainsi à chaque employeur de transmettre à ses employés leurs fiches de paie, en toute sécurité via un espace personnel numérique. Consultable à tout moment par une liaison Internet, le coffre-fort électronique pour bulletins de paie va conserver ses données aussi longtemps que possible, et les restituer à l’identique à un utilisateur accrédité.
Recourir à une solution de coffre-fort électronique pour les fiches de paie est aujourd’hui un impératif de gestion administrative. Cela est recommandé afin de garantir une protection optimale des données personnelles de vos salariés. En effet, en tant que responsable d’entreprise, la loi vous oblige à garder une copie des bulletins de paie que vous établissez chaque mois à vos collaborateurs, pendant une durée minimum de 5 ans.
Comment fonctionne un coffre-fort électronique pour bulletins de paie ?
Le processus de fonctionnement d’un coffre-fort électronique pour bulletins de paie s’effectue en trois étapes : l’archivage, le scellement numérique puis l’exploitation.
Lorsque les fiches de paie sont déposées dans cet espace numérique sécurisé, un scellement numérique y est apposé afin d’en garantir l’intégrité. Une signature électronique est opérée pour authentifier l’auteur du dépôt, avec la réalisation d’un horodatage pour certifier la date et l’heure du dépôt. Pour finir, il est effectué un calcul d’empreinte numérique afin de garantir la non-modification des documents dans le temps.
Tous les documents archivés dans le coffre-fort électronique sont périodiquement soumis à des procédures de vérification d’intégrité, de gestion et de traçabilité des actions des utilisateurs.
Si vous êtes un salarié de la société, il vous suffira de vous identifier en vous connectant depuis votre ordinateur, smartphone ou tablette, de saisir votre identifiant et votre mot de passe personnel, ainsi que le code sécurité reçu par SMS. La pérennité de ces documents est assurée, et vous n’aurez plus de souci à vous faire quant à leur conservation en lieu sûr.
Quels sont les avantages d’un coffre-fort électroniques pour bulletins de paie ?
En adoptant un coffre-fort électronique pour bulletins de paie, vous êtes certain de respecter vos obligations légales en termes d’accessibilité, de confidentialité et de pérennité. La distribution des bulletins de paie se fait en quelques secondes et sans erreurs. Par ailleurs, les risques liés au vol, à la perte ou la falsification de ces documents sont considérablement réduits.
Avec l’usage d’un coffre-fort électronique pour bulletins de paie, vous déchargerez le service des Ressources Humaines des missions chronographes d’impression et de distributions de fiches de paie. Ainsi, vos agents pourront rapidement passer à d’autres tâches, ce qui va accroître leur productivité. De leur côté, les salariés bénéficieront d’un accès instantané à l’ensemble de leurs fiches de paie lorsqu’ils en auront besoin. Non seulement, ils pourront les consulter rapidement, mais cette opération peut se faire de n’importe où.
Enfin, la formalisation d’un coffre-fort électronique pour fiches de paie réduira votre utilisation d’encre et de papier. Vous n’aurez plus à acheter des rames de papier et de l’encre pour faire des impressions grâce à cette dématérialisation. Vous réduirez de ce fait vos dépenses en matière de coûts d’impression et d’affranchissements.
