Lorsque l’on travaille dans une entreprise qui compte plus d’une quinzaine de salariés, la gestion du courrier devient une tâche à part entière, qui demande une organisation méticuleuse. En effet, un courrier professionnel perdu ou remis trop tard à son destinataire peut avoir de lourdes conséquences pour la société. Voici quelques conseils pour améliorer le traitement du courrier dans votre société grâce à des équipements spécialisés.
Pourquoi vous équiper d’un ouvre-lettres ?
Si vous êtes à la recherche de matériel vous permettant d’optimiser la gestion du courrier au sein de votre entreprise, opter pour un ouvre-lettres peut s’avérer judicieux. En effet, l’ouverture de courrier prend énormément de temps à la personne qui s’en charge, et l’ouvre-lettre peut vite devenir une aide précieuse. Non-seulement le traitement du courrier va se faire bien plus rapidement, mais les courriers seront également ouverts plus proprement, sans avoir à déchirer l’enveloppe. Notre conseil : optez pour un modèle équipé d’un manche ergonomique afin que la personne chargée du traitement du courrier ne souffre pas de douleurs au poignet lors de l’ouverture d’un grand nombre de lettres.
Une distribution organisée grâce à un chariot avec étagères
Une fois le courrier trié, il doit être réparti à travers les différents services et salariés de la société, ce qui peut s’avérer long et fastidieux. S’équiper d’un chariot grillagé composé de plusieurs étagères est un excellent moyen d’optimiser la gestion du courrier : les lettres sont pré-triées et rangées dans des bacs disposés sur le chariot. Le chariot lui-même équipé de roulettes permet de transporter la totalité du courrier en une seule fois, quel que soit le poids total de celui-ci. Cela représente un gain de temps important dans le traitement du courrier, qui peut être distribué à la totalité de la société en une seule tournée. Totalement personnalisables, ces chariots peuvent comporter autant d’étagères que vous le souhaitez. Vous pouvez également y ajouter des bacs de rangement de couleurs différentes pour une meilleure gestion du courrier.
Un traitement du courrier simple et efficace avec un chariot pliable
Les chariots avec étagères dont nous parlions précédemment sont très utiles pour distribuer les lettres, cependant cela devient plus compliqué pour les colis. De plus, ce sont des chariots qui restent tout de même encombrants, il faut donc avoir un espace dédié à leur stockage entre deux distributions. Si vous souhaitez améliorer votre gestion du courrier mais que vous ne disposez pas de beaucoup de place de stockage, nous vous conseillons d’opter pour des chariots pliables. Disponibles en différentes dimensions, ils vous permettront d’optimiser la gestion du courrier en le distribuant en une seule tournée (lettres et colis à la fois). Une fois la distribution terminée, il ne vous reste plus qu’à replier le chariot et à l’entreposer dans un placard ou contre un mur.
S’organiser pour optimiser la gestion du courrier
Au-delà du matériel nécessaire pour optimiser la gestion du courrier dans votre entreprise, une bonne organisation est nécessaire. L’idéal lorsque vous recevez beaucoup de courrier est de confier cette tâche à une seule personne, qui saura comment gérer cette tâche au mieux. En effet, une personne qualifiée et discrète saura s’occuper du traitement du courrier de manière efficiente afin que cela soit effectué rapidement. À moins de travailler dans une très grande entreprise, la gestion du courrier ne pourra pas être la seule mission de ce salarié, qui pourra par exemple gérer l’accueil des clients, les appels entrants ou d’autres aspects administratifs liés à l’entreprise.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour optimiser la gestion du courrier au sein de votre entreprise. À vous de vous munir des équipements nécessaires et faire en sorte de vous organiser au mieux !